LA COMANDA
1.1 INTRODUCCIÓ
Davant la necessitat d'adquirir un determinat bé, s'han sol·licitat ofertes a diferents proveïdors i, una vegada realitzat el corresponent estudi, s'ha seleccionat al proveïdor o proveïdors que més s'ajusten a les nostres condicions. Per tant, ha arribat el moment de formular la comanda.
Mitjançant la formalització de la comanda i l'acceptació de la mateixa per part del venedor, ambdues parts adquireixen una sèrie de responsabilitats, com, per exemple, comprometre's a lliurar una determinada mercaderia a un cert preu, amb una sèrie de condicions que es plasmaran en el document que utilitzem.
1.2 DEFINICIÓ
La comanda és la petició de compra que un client fa a un proveïdor per tal que aquest li subministri els bens o serveis sol·licitats. Normalment, és una sol·licitud de compra efectuada al departament de compres per part del de magatzem o producció.
1.3 FORMULACIÓ DE COMANDES
El departament de compres o aprovisionament és el responsable de tramitar, controlar i gestionar les comandes fins que aquestes es rebin a magatzem.
En una comanda han de quedar clarament reflectides totes les condicions de compravenda que es considerin més importants, de forma que no pugui haver-hi diferents interpretacions, evitant els trastorns que ocasionaria sol·licitar novament la mercaderia. S’han d’especificar: descomptes, forma de pagament, lloc i data de lliurament, quantitat, preus, qualitat, ports, assegurances, embalatges, envasos, etc.
1.3 CLASSES DE COMANDES
1.3.1 Comanda condicional
En aquest cas, la realització de la comanda resta condicionada al compliment d’una sèrie de circumstàncies o condicions per tal que el compromís entre venedor i comprador es consideri ferm. Per exemple:
Quan el representat de l’empresa proveïdora no té la seguretat de disposar de suficients existències a magatzem per atendre la comanda; llavors el client condiciona la comanda a la comprovació d’existències.
També s’utilitza quan el comprador vol assegurar-se el subministre de mercaderies o matèries primeres davant la possibilitat d’un increment de vendes o producció.
1.3.2 Comanda en ferm
Si es coneixen totes les condicions que afecten la comanda i, per tant, hi ha acord entre proveïdor i client, es diu que es formula en ferm.
1.4 FORMES DE COMANDES
Les més habituals són:
a) Mitjançant imprès del comprador.
b) Proposta de comanda (imprès del venedor).
c) Mitjançant carta comercial.
d) Per telèfon o fax.
e) Per correu electrònic.
1.4.1 PER IMPRÈS DEL COMPRADOR
Quan l’empresa realitza comandes amb freqüència, disposa d’impresos propis per formular les comandes.
En la confecció d’un imprès de comanda han de figurar-hi:
- Les dades de l’emissor de la comanda i el seu NIF.
- Les del proveïdor i el seu NIF.
- El número de la comanda, que serà correlatiu.
- El lloc i la data d’expedició.
- El termini de lliurament.
- Forma i lloc de tramesa de la mercaderia.
- Forma de pagament.
- Altres condicions: descomptes, assegurança, envasos, embalatges...
- Detall del producte sol·licitat: codi, quantitat, descripció, preu, ...
- Signatura del cap de compres.
1.4.2 PROPOSTA DE COMANDA
Una altra manera en que les empreses venen els seus productes és a través de representants. En aquests casos disposen d’uns impresos per recollir les sol·licituds dels clients. Aquests impresos s’anomenen propostes de comanda perquè no es consideren en ferm fins que són acceptades pel proveïdor. Se n’expedeix tres còpies: una pel client, una altra pel representant o agent i una tercera que s’envia a l’empresa venedora.
Aquest procediment és molt freqüent en empreses venedores que el seu nucli de clients és format per petits empresaris minoristes.
El format de l’imprès i les dades que conté són idèntiques a l’anterior, però a més a més ha d’incloure el nom del viatjant o representant que intervé en l’operació.
1.4.3 LA CARTA COMERCIAL
Des d’aquest aspecte s’estudia a C1: Comunicació i arxiu.
1.4.4 TELÈFON/FAX
Aquest és el mitjà més utilitzat quan la comanda és urgent, no obstant hem de tenir en compte que, en el cas del telèfon, s’ha de deixar constància per escrit de l’acordat.
Actualment, la majoria de les empreses disposen d’un fax, la qual cosa suposa una comunicació escrita a l’instant per línia telefònica.
1.4.5 CORREU ELECTRÒNIC
Actualment, totes les empreses disposen de connexió a Internet i una de les eines més utilitzades és el correu. Permet la tramesa d'informació amb la claredat d'una carta, la rapidesa d'una trucada telefònica i un cost molt baix, ja que enviar un missatge a qualsevol part del món costa el mateix que una trucada telefònica local de pocs minuts.
El missatge tramès romandrà a la bústia de correu del destinatari fins que aquest es connecti a la xarxa i el reculli. Si per alguna errada de l'emissor el missatge s'enviés a una adreça inexistent, el missatge es retornaria amb un avís d'error. Per aquest motiu és un mitjà molt fiable i amb gran futur.
1.5 SEGUIMENT DE LES COMANDES
És important efectuar un seguiment de les comandes per tal de controlar si ja s’han rebut, si estan en curs o si és previst algun retard en la recepció. En aquest últim cas contactarà amb el proveïdor sol·licitant informació sobre les causes que han motivat el retard i que podrien derivar amb una manca d’stocks (mod. 1).
En la confecció d’aquest imprès poden figurar-hi:
- El mes al qual correspon el registre.
- La data de la comanda.
- El número de comanda.
- Codi del proveïdor o NIF.
- Nom de proveïdor.
- Telèfon.
- Data d’entrega prevista.
- Data de recepció.
També l’empresa venedora ha de controlar les comandes sol·licitades. Ha de comprovar si han estat enviades, si estan en curs de ser-ho o si s’ha produït un retard en la tramesa. En aquest últim cas ha de contactar amb el client afectat per tal d’informar-lo de la incidència.
És vital que les comandes se serveixin en la data pactada si no volem que per causa de la demora la cartera de clients de l’empresa se’n ressenti (mod.2).
En la confecció d’aquest imprès hi poden figurar:
- El mes al qual correspon el registre.
- La data de la comanda.
- El número de comanda.
- Codi del client o NIF.
- Nom del client.
- Telèfon.
- Data d’entrega.
- Incidències.
Davant la necessitat d'adquirir un determinat bé, s'han sol·licitat ofertes a diferents proveïdors i, una vegada realitzat el corresponent estudi, s'ha seleccionat al proveïdor o proveïdors que més s'ajusten a les nostres condicions. Per tant, ha arribat el moment de formular la comanda.
Mitjançant la formalització de la comanda i l'acceptació de la mateixa per part del venedor, ambdues parts adquireixen una sèrie de responsabilitats, com, per exemple, comprometre's a lliurar una determinada mercaderia a un cert preu, amb una sèrie de condicions que es plasmaran en el document que utilitzem.
La comanda és la petició de compra que un client fa a un proveïdor per tal que aquest li subministri els bens o serveis sol·licitats. Normalment, és una sol·licitud de compra efectuada al departament de compres per part del de magatzem o producció.
El departament de compres o aprovisionament és el responsable de tramitar, controlar i gestionar les comandes fins que aquestes es rebin a magatzem.
En una comanda han de quedar clarament reflectides totes les condicions de compravenda que es considerin més importants, de forma que no pugui haver-hi diferents interpretacions, evitant els trastorns que ocasionaria sol·licitar novament la mercaderia. S’han d’especificar: descomptes, forma de pagament, lloc i data de lliurament, quantitat, preus, qualitat, ports, assegurances, embalatges, envasos, etc.
En aquest cas, la realització de la comanda resta condicionada al compliment d’una sèrie de circumstàncies o condicions per tal que el compromís entre venedor i comprador es consideri ferm. Per exemple:
Quan el representat de l’empresa proveïdora no té la seguretat de disposar de suficients existències a magatzem per atendre la comanda; llavors el client condiciona la comanda a la comprovació d’existències.
També s’utilitza quan el comprador vol assegurar-se el subministre de mercaderies o matèries primeres davant la possibilitat d’un increment de vendes o producció.
1.3.2 Comanda en ferm
Si es coneixen totes les condicions que afecten la comanda i, per tant, hi ha acord entre proveïdor i client, es diu que es formula en ferm.
Les més habituals són:
a) Mitjançant imprès del comprador.
b) Proposta de comanda (imprès del venedor).
c) Mitjançant carta comercial.
d) Per telèfon o fax.
En la confecció d’un imprès de comanda han de figurar-hi:
- Les dades de l’emissor de la comanda i el seu NIF.
- Les del proveïdor i el seu NIF.
- El número de la comanda, que serà correlatiu.
- El lloc i la data d’expedició.
- El termini de lliurament.
- Forma i lloc de tramesa de la mercaderia.
- Forma de pagament.
- Altres condicions: descomptes, assegurança, envasos, embalatges...
- Detall del producte sol·licitat: codi, quantitat, descripció, preu, ...
- Signatura del cap de compres.
Una altra manera en que les empreses venen els seus productes és a través de representants. En aquests casos disposen d’uns impresos per recollir les sol·licituds dels clients. Aquests impresos s’anomenen propostes de comanda perquè no es consideren en ferm fins que són acceptades pel proveïdor. Se n’expedeix tres còpies: una pel client, una altra pel representant o agent i una tercera que s’envia a l’empresa venedora.
Aquest procediment és molt freqüent en empreses venedores que el seu nucli de clients és format per petits empresaris minoristes.
El format de l’imprès i les dades que conté són idèntiques a l’anterior, però a més a més ha d’incloure el nom del viatjant o representant que intervé en l’operació.
Des d’aquest aspecte s’estudia a C1: Comunicació i arxiu.
Aquest és el mitjà més utilitzat quan la comanda és urgent, no obstant hem de tenir en compte que, en el cas del telèfon, s’ha de deixar constància per escrit de l’acordat.
Actualment, la majoria de les empreses disposen d’un fax, la qual cosa suposa una comunicació escrita a l’instant per línia telefònica.
Actualment, totes les empreses disposen de connexió a Internet i una de les eines més utilitzades és el correu. Permet la tramesa d'informació amb la claredat d'una carta, la rapidesa d'una trucada telefònica i un cost molt baix, ja que enviar un missatge a qualsevol part del món costa el mateix que una trucada telefònica local de pocs minuts.
El missatge tramès romandrà a la bústia de correu del destinatari fins que aquest es connecti a la xarxa i el reculli. Si per alguna errada de l'emissor el missatge s'enviés a una adreça inexistent, el missatge es retornaria amb un avís d'error. Per aquest motiu és un mitjà molt fiable i amb gran futur.
És important efectuar un seguiment de les comandes per tal de controlar si ja s’han rebut, si estan en curs o si és previst algun retard en la recepció. En aquest últim cas contactarà amb el proveïdor sol·licitant informació sobre les causes que han motivat el retard i que podrien derivar amb una manca d’stocks (mod. 1).
En la confecció d’aquest imprès poden figurar-hi:
- El mes al qual correspon el registre.
- La data de la comanda.
- El número de comanda.
- Codi del proveïdor o NIF.
- Nom de proveïdor.
- Telèfon.
- Data d’entrega prevista.
- Data de recepció.
No hay comentarios:
Publicar un comentario